REKLAMA!To miejsce widzi codziennie tysiące czytelników! Zapoznaj się z ofertą już dziśCzytaj więcej
Biznes

Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej

3 minut czytania

Dokumentacja niearchiwalna posiada ściśle sprecyzowane okresy przechowywania, zależne od rodzaju i typu poszczególnych dokumentów. Po upływie ustawowego czasu przechowywania każdy dokument powinien zostać zniszczony zgodnie z prawem oraz zachowaniem norm bezpieczeństwa, które nie narażą zawartych w nim informacji na wyciek lub upublicznienie. Terminowe niszczenie dokumentów nabrało większego znaczenia po wejściu w życie przepisów RODO, które doprecyzowały kwestie związane z przechowywaniem danych osobowych. Postanowienia RODO będą się odnosić do każdego typu dokumentacji zawierającej dane osobowe, jak np. dokumenty pracownicze, dokumentacja medyczna itd. Za przechowywanie dłuższe niż jest to konieczne do realizacji określonego celu lub dłuższe niż wymagane przepisami prawa mogą czekać Cię surowe kary grzywny i sankcje. Jak zatem postępować z dokumentacją niearchiwalną?

Czym jest dokumentacja niearchiwalna?

Dokumentacja niearchiwalna to różnego typu dokumenty wytwarzane, przechowywane albo przetwarzane w Twoim biurze, w innych przedsiębiorstwach lub placówkach państwowych, które nie mają istotnego znaczenia historycznego. Mogą to być akta pracownicze, dokumentacja medyczna danego pacjenta, faktury wystawiane klientom i kontrahentom lub te otrzymywane za zaświadczone usługi i zakupione produkty. W przeciwieństwie do dokumentacji archiwalnej, która jest przechowywana w archiwach państwowych wieczyście, dokumentacja niearchiwalna posiada stosowne okresy przechowywania, po upływie których powinna zostać bezpowrotnie zniszczona. Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów ściśle określają poszczególne ustawy prawa polskiego. W myśl przepisów archiwalnych dokumentację niearchiwalną oznacza się literą „B”, opatrzona dodatkowo cyfrą lub liczbą, która odpowiada terminowi jej przechowywania w latach.

Jakie są terminy przechowywania dokumentów niearchiwalnych?

Wyróżniamy trzy podstawowe kategorie dokumentów niearchiwalnych: dokumenty księgowe, kadrowo-płacowe i medyczne. Przyjmuje się, że dokumentacja księgowa (w znacznej mierze) powinna być przechowywana przez okres pięciu lat. Dotyczy to m. in. ksiąg rachunkowych, kart wynagrodzeń pracowników oraz faktur VAT, natomiast dokumentacja związana z reklamacjami albo rękojmią musi być przechowywana przez minimum rok po rozpatrzeniu reklamacji lub zakończeniu rękojmi. Dokumentacja kadrowo-płacowa posiada o wiele dłuższe okresy przechowywania, które wynikają z przypisanych do niej różnego rodzaju świadczeń. Listy płac i wynagrodzeń decydujące o świadczeniach emerytalnych i rentowych oraz akta osobowe, karty personalne i wykazy imienne muszą być przechowywane przez 50 lat lub przez 10 lat, jeśli pracownik rozpoczął pracę po 31.12.2018 roku. Dokumenty takie jak siatki płac, dochodów i stawek oraz dokumentacja wypadków inwalidzkich powinny być przechowywane przez 25 lat, natomiast listy obecności i druki urlopowe jedynie przez 2 lata. Jeśli zaś chodzi o dokumentację medyczną, to zwolnienia lekarskie lub skierowania na badania przechowuje się przez okres lat 5, a historie choroby i wyniki badań przez 20 lat.

Jak niszczyć dokumentację niearchiwalną?

Polskie prawo jednoznacznie nie określa, w jaki sposób powinna być niszczona dokumentacja niearchiwalna, oprócz zapisu, że powinna być utylizowana w sposób trwały, tak aby nie było możliwe ponownie jej odczytanie jej treści. W tej sytuacji w Polsce obecnie stosuje się zagraniczną normę DIN 66399, ściśle określającą bezpieczeństwo niszczonych danych oraz parametry ścinków powstałych w procesie utylizacji. Powyższa norma dopuszcza jedynie niszczenie metodą mechaniczną, wobec czego prawidłowego niszczenia dokumentacji można dokonać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest samodzielne niszczenie dokumentów za pomocą profesjonalnej niszczarki biurowej spełniającej wymagania normy DIN 66399. Jednakże niszczarki biurowe mogą okazać się niewystarczającym rozwiązaniem, zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie codziennie przetwarza się duże ilości dokumentacji. Drugi sposób dopuszcza możliwość wykorzystania firmy niszczącej dokumentację, która jednorazowo bądź cyklicznie będzie dokonywać utylizacji dokumentów za Ciebie. Firmy niszczące dokumentację i nośniki danych po omówieniu szczegółów odbierają dokumenty z siedziby przedsiębiorstwa klienta i utylizują je w bezpieczny i trwały sposób, dodatkowo wystawiając niezbędny protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów

Podobne artykuły
BiznesBudownictwoLife Style

Na czym polega zdalne sterowanie radiowe w inteligentnym domu?

2 minut czytania
Wykorzystanie nowoczesnego, bezprzewodowego systemu radiowego pozwala na zdalne sterowanie wieloma elementami wchodzącymi w skład inteligentnego domu. Jego montaż i obsługa jest bardzo…
BiznesBudownictwo

Kontenery - szybki sposób na zyskanie nowej przestrzeni

2 minut czytania
W czasach ekspresowej produkcji, rozwoju technologii i szybkiego jedzenia przyzwyczailiśmy się do natychmiastowego zdobywania pożądanych przedmiotów. Do tej pory, rynek nieruchomości należał…
BiznesBudownictwoLife Style

Zalety nowych zbiorników na gaz propan

3 minut czytania
Zbiorniki na gaz propan dostępne są na rynku zarówno jako sprzęt nowy, ale także jako używany. Sprzęty z drugiej ręki cieszą się…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *